Erfolgreiches Claim Management für Ihr Unternehmen
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Jedes Unternehmen im B2B-Bereich kennt das Phänomen: Eigentlich scheint im Vertrag alles geregelt zu sein, doch dann kommt es zu unerwarteten Veränderungen. Entweder sind es Verzögerungen beim Lieferanten, unvorhersehbare Schwierigkeiten in der Projektdurchführung, die den ganzen Auftrag zeitlich nach hinten verschieben oder eine Kalkulation, die am Ende so doch nicht eingehalten werden kann. Es entstehen Forderungen oder Gegenforderungen, die nun auch aktiv eingetrieben werden müssen. Hier kommt das sogenannte Claim Management zum Einsatz. Mit der richtigen Taktik lassen sich dadurch Konflikte und Rechtsstreitigkeiten von Anfang an vermeiden.
Welche Strategien sich hinter dem Begriff des Claim Managements verbergen, erfahren Sie in dem folgenden Artikel.
Definitionen und Begriffe
Unter einem Claim versteht man vom anfänglichen Auftrag abweichende Forderungen. Richten können sich diese sowohl gegen Auftraggeber als auch gegen Auftragnehmer. In Bezug auf Claims kann ein B2B-Unternehmen also sowohl Schuldner oder Gläubiger sein. Die abweichenden Forderungen können sich beispielsweise aus unerwarteten Mehrkosten oder nicht eingehaltenen Fristen ergeben.
Der Begriff Claim Management beschreibt dabei lediglich den Umgang mit diesen Forderungen. Dieses im Deutschen als Nachforderungsmanagement betitelte Prinzip hat zum einen das Ziel, die unerwarteten Forderungen bei dem Vertragspartner durchzusetzen, oder dessen eigene Forderungen bzw. Claims abzuwehren. Im Vordergrund steht dabei immer, die kommerziellen Folgen, die aus diesen unvorhergesehenen Forderungen entstehen, abzufangen und die Problemfälle optimalerweise einvernehmlich zu klären.
Strategien für das Claim Management
Mit der Zeit haben sich aus der Praxis verschiedene Strategien entwickelt, wie man mit solchen unerwarteten Forderungen umgeht. So sind zunächst aktive und passive Claim Management Strategien zu nennen. Eine andere Herangehensweise verfolgen die vorbeugenden und defensiven Claim-Strategien. Diese unterschiedlichen Modelle wollen wir Ihnen im Folgenden vorstellen und Ihnen so einen Überblick über verschiedene Handlungsoptionen geben.
Vorbeugendes Claim Management
Zunächst zu der Strategie, die das Problem der unerwarteten Claims gar nicht erst entstehen lässt: Das vorbeugende Claim Management: Hier liegt das Augenmerk vor allem auf möglichen Ursachen der nicht einkalkulierten Forderungen. Im Optimalfall müssen Sie sich am Ende gar nicht mit konkreten Claims beschäftigen. Diese vorbeugende Strategie setzt in der Regel eine enge Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern voraus. Es soll zum einen ausgeforscht werden, welche Schwachstellen in deren Tätigkeitsbereich vorhanden sind, aber auch die eigene Struktur und mögliche Fehlerquellen kritisch evaluiert werden. Zudem gestaltet man den Vertrag so, dass er möglichen Streitfragen und damit auch nachfolgenden Rechtstreitigkeiten zuvorkommt. Auch hier unterstützen wir Sie gerne in unserer Kanzlei in München.
Die vorbeugende Strategie zielt zusammengefasst auf maximale Risikokontrolle ab und will es gar nicht erst zur Entstehung potenzieller Claims kommen lassen. Nun zu den verschiedenen Strategien, die dann greifen, wenn es doch zu unerwarteten Forderungen gekommen ist.
Aktive Claim-Strategie
Zunächst zum aktiven und passiven Claim Management. Beide Strategien gehen von gegenteiligen Perspektiven an die Thematik der unerwarteten Forderungen heran.
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Das aktive Verfahren nimmt sich den ursprünglichen Vertrag vor und sucht gezielt nach möglichen Nachforderungen. Es wird im Detail untersucht, wo etwaige Forderungen gegen den Geschäftspartner geltend gemacht werden können. Unternehmen versuchen hier also aktiv Claims ausfindig zu machen und den Vertragspartner auch damit zu konfrontieren. Allerdings sollte hier nicht zu aggressiv vorgegangen werden, um die Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden. Auch wenn aktiv nach Claims gesucht wird, sollte im Anschluss dennoch eine Lösungsstrategie in Zusammenarbeit mit dem Projektpartner entwickelt werden. Aber auch dies ist optional. Eine Unterform der aktiven Strategie ist die der aggressiven. Hier wird keine einvernehmliche Lösung anvisiert, sondern versucht maximalen Nutzen aus den gestellten Forderungen zu ziehen.
Passive Claim-Strategie
Das passive Claim Management verfolgt eine grundlegend andere Strategie. Hier ist eine gute Geschäftsbeziehung mit den Geschäftspartnern das höchste Gut. Das eigene Handeln richtet sich daran aus, dem anderen nicht vor den Kopf zu stoßen und Konflikte möglichst zu vermeiden.
Konkret gestaltet sich dies darin, Claims, die der andere gegen das eigene Unternehmen richtet, grundsätzlich zu akzeptieren. Eigene Claims werden weder aktiv gesucht noch beim Anderen eingefordert. Verfolgt ein Unternehmen diese Strategie, enden unerwartete Ereignisse im Rahmen der Vertragsbeziehung meist zum eigenen Nachteil. Die passive Strategie erfordert daher einen Rückgriff auf das vorbeugende Claim Management. Können Streitigkeiten von Anfang an vermieden werden, kommt es gar nicht erst zu unerwünschten Claims. Die wenigen Forderungen, die dennoch auftreten, kann man daher im Sinne guter Geschäftsbeziehungen ignorieren.
Defensives Claim Management
Abschließend ist noch die defensive Strategie zu nennen. Diese fordert, ebenso wie das passive Claim Management, eigene Claims zunächst nicht ein. Allerdings aus anderen Motiven heraus. Das Ziel der zurückgehaltenen Forderungen ist die Abwehr möglicher zukünftiger Claims der Gegenseite. Zunächst sollen die Geschäftsbeziehungen nicht gefährdet werden, man will aber auch nicht ohne Gegenwehr dastehen, wenn der Projektpartner eine aktivere Strategie verfolgt. So werden Forderungen inklusive nötiger Daten und Rechtsgrundlagen gesammelt, um diese unerwarteten Forderungen in der Zukunft entgegenhalten zu können.
Tipps und Tricks
Um dem Thema der unerwarteten Abweichungen vom Vertrag und daraus entstehenden Claims gewappnet entgegentreten zu können, haben sich unter dem Begriff des Claim Managements neben den oben beschriebenen Strategien auch verschiedene, allgemeine Regeln entwickelt. Diese basieren oft auf Aspekten der unterschiedlichen Strategien. Zum einen ist hier eine sorgfältige Vertragsgestaltung unter fachlicher Begleitung zu nennen. Ebenso die regelmäßige Überprüfung des Vertrages auf Lücken und Problemstellen. Auch sollte stets eine ausführliche Kalkulation und Dokumentation aller Anforderungen aus dem Vertrag geschehen. Kommt es zu Veränderungen, können Streitigkeiten im Nachhinein auch durch ein konkretes Angebot vor Entstehung der Mehrkosten aufgefangen werden.
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Ebenso sollten Unternehmen über alle Veränderungen gründlich Buch führen, um spätere Beweisschwierigkeiten zu vermeiden. Auch ist es hilfreich, bei Abweichungen aus dem eigenen Verantwortungsbereich den Vertragspartner frühzeitig zu informieren und Handlungsoptionen gemeinsam zu eruieren. Zudem sollten Unternehmen stets wissen, mit wem sie langfristige Verträge eingehen. Eine Überprüfung des Geschäftspartners kann hier unerwünschten Überraschungen vorbeugen. Abschließend ist stets zwischen passiven und aktiven Strategien abzuwägen. Sollte man im konkreten Einzelfall die gute Beziehung oder die Forderung stärker gewichten? Flexibilität ist hier in der Regel zielführender als das starre Verfolgen einer Handlungsstrategie.
Bei all diesen Fragen und Prozessen ist rechtlicher Beistand im B2B-Bereich von großem Nutzen. Ob bei der Vertragsgestaltung oder der Durchsetzung von konkreten Claims. Unsere Rechtsanwälte von LLP Law|Patent in München stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung und beraten Sie gerne dahingehend, wie Sie Ihr Claim Management gestalten sollten.
Patricia Lotz | Rechtsanwältin
Frau Rechtsanwältin Patricia Lotz ist schwerpunktmäßig mit Gerichtsverfahren befasst. Seit über vierzehn Jahren vertritt sie vor allem Industriemandate und KMU der IT- und Technologiebranche. Sie ist daneben im privaten Baurecht, im Arbeitsrecht, im Wirtschaftsverwaltungsrecht bei Streitigkeiten u. a. mit Gewerbeämtern und im Sonderfall »Betriebsprüfung und Scheinselbstständigkeit« im Sozialrecht auf Seiten der Unternehmen tätig. Ihr vornehmstes Ziel ist es, eine gerichtliche Auseinandersetzung möglichst zu vermeiden. Ist dies jedoch nicht möglich oder sinnvoll, arbeitet sie mit den Mandanten und Mandantinnen eine passende Prozessstrategie aus, basierend auf einer langjährigen und deutschlandweiten Erfahrung vor Zivil-, Arbeits-, Verwaltungs- und Sozialgerichten. Ferner berät Frau Rechtsanwältin Lotz Sie im Arbeitnehmererfindungsrecht und im Außenwirtschaftsrecht, insbesondere beim Export von Dual-Use-Gütern.
