Erfolgreiches Claim Management für Ihr Unternehmen

Definitionen und Begriffe

Unter einem Claim versteht man vom anfänglichen Auftrag abweichende Forderungen. Richten können sich diese sowohl gegen Auftraggeber als auch gegen Auftragnehmer. In Bezug auf Claims kann ein B2B-Unternehmen also sowohl Schuldner oder Gläubiger sein. Die abweichenden Forderungen können sich beispielsweise aus unerwarteten Mehrkosten oder nicht eingehaltenen Fristen ergeben.

Der Begriff Claim Management beschreibt dabei lediglich den Umgang mit diesen Forderungen. Dieses im Deutschen als Nachforderungsmanagement betitelte Prinzip hat zum einen das Ziel, die unerwarteten Forderungen bei dem Vertragspartner durchzusetzen, oder dessen eigene Forderungen bzw. Claims abzuwehren. Im Vordergrund steht dabei immer, die kommerziellen Folgen, die aus diesen unvorhergesehenen Forderungen entstehen, abzufangen und die Problemfälle optimalerweise einvernehmlich zu klären.

Strategien für das Claim Management

Mit der Zeit haben sich aus der Praxis verschiedene Strategien entwickelt, wie man mit solchen unerwarteten Forderungen umgeht. So sind zunächst aktive und passive Claim Management Strategien zu nennen. Eine andere Herangehensweise verfolgen die vorbeugenden und defensiven Claim-Strategien. Diese unterschiedlichen Modelle wollen wir Ihnen im Folgenden vorstellen und Ihnen so einen Überblick über verschiedene Handlungsoptionen geben.

Das aktive Verfahren nimmt sich den ursprünglichen Vertrag vor und sucht gezielt nach möglichen Nachforderungen. Es wird im Detail untersucht, wo etwaige Forderungen gegen den Geschäftspartner geltend gemacht werden können. Unternehmen versuchen hier also aktiv Claims ausfindig zu machen und den Vertragspartner auch damit zu konfrontieren. Allerdings sollte hier nicht zu aggressiv vorgegangen werden, um die Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden. Auch wenn aktiv nach Claims gesucht wird, sollte im Anschluss dennoch eine Lösungsstrategie in Zusammenarbeit mit dem Projektpartner entwickelt werden. Aber auch dies ist optional. Eine Unterform der aktiven Strategie ist die der aggressiven. Hier wird keine einvernehmliche Lösung anvisiert, sondern versucht maximalen Nutzen aus den gestellten Forderungen zu ziehen.

Passive Claim-Strategie

Das passive Claim Management verfolgt eine grundlegend andere Strategie. Hier ist eine gute Geschäftsbeziehung mit den Geschäftspartnern das höchste Gut. Das eigene Handeln richtet sich daran aus, dem anderen nicht vor den Kopf zu stoßen und Konflikte möglichst zu vermeiden.

Konkret gestaltet sich dies darin, Claims, die der andere gegen das eigene Unternehmen richtet, grundsätzlich zu akzeptieren. Eigene Claims werden weder aktiv gesucht noch beim Anderen eingefordert. Verfolgt ein Unternehmen diese Strategie, enden unerwartete Ereignisse im Rahmen der Vertragsbeziehung meist zum eigenen Nachteil. Die passive Strategie erfordert daher einen Rückgriff auf das vorbeugende Claim Management. Können Streitigkeiten von Anfang an vermieden werden, kommt es gar nicht erst zu unerwünschten Claims. Die wenigen Forderungen, die dennoch auftreten, kann man daher im Sinne guter Geschäftsbeziehungen ignorieren.

Defensives Claim Management

Abschließend ist noch die defensive Strategie zu nennen. Diese fordert, ebenso wie das passive Claim Management, eigene Claims zunächst nicht ein. Allerdings aus anderen Motiven heraus. Das Ziel der zurückgehaltenen Forderungen ist die Abwehr möglicher zukünftiger Claims der Gegenseite. Zunächst sollen die Geschäftsbeziehungen nicht gefährdet werden, man will aber auch nicht ohne Gegenwehr dastehen, wenn der Projektpartner eine aktivere Strategie verfolgt. So werden Forderungen inklusive nötiger Daten und Rechtsgrundlagen gesammelt, um diese unerwarteten Forderungen in der Zukunft entgegenhalten zu können.

Tipps und Tricks

Um dem Thema der unerwarteten Abweichungen vom Vertrag und daraus entstehenden Claims gewappnet entgegentreten zu können, haben sich unter dem Begriff des Claim Managements neben den oben beschriebenen Strategien auch verschiedene, allgemeine Regeln entwickelt. Diese basieren oft auf Aspekten der unterschiedlichen Strategien. Zum einen ist hier eine sorgfältige Vertragsgestaltung unter fachlicher Begleitung zu nennen. Ebenso die regelmäßige Überprüfung des Vertrages auf Lücken und Problemstellen. Auch sollte stets eine ausführliche Kalkulation und Dokumentation aller Anforderungen aus dem Vertrag geschehen. Kommt es zu Veränderungen, können Streitigkeiten im Nachhinein auch durch ein konkretes Angebot vor Entstehung der Mehrkosten aufgefangen werden.